Report osobní produktivity a skvělá to-do aplikace

Jsem nadšený z toho, jak vždy v lednu dostanu report své produktivity za předchozí rok. Pro mne to je obrovské uvědomění, kolik jsem za ten rok toho udělal. Vždy když se na ten report dívám, tak mi problesknou všechny ty projekty a události, na kterých jsem v tom roce pracoval. Je to skvělý pocit vděčnosti a zároveň povzbuzení, nadšení jít dále a dále tvořit ten další rok.

Takový report produktivity je však i silný v tom, že poznávám sám sebe a jak funguji, protože mi ukáže, které dny v týdnu nejvíce posouvám věci dále, ve kterou hodinu jsem nejproduktivnější a kdy naopak ne. Díky tomu si pak můžu plánovat čas na práci i další věci.

V kolik hodin jsem produktivní

Podívám-li se na své reporty produktivity za poslední 4 roky, tak pro mne nejdůležitější ukazatel je, ve které časy jsem nejvíce produktivní a co je pro mne přirozené. Je skvělé, že u všech 3 reportů ty časy jsou plus mínus stejné. Zjišťuji tedy, že nejproduktivnější jsem dopoledne mezi 9 a 11 hodinou, případně pak odpoledne po 14. hodině a taky ještě večer okolo 21. hodiny. Důležitý je pro mne hlavně ten dopolední čas, kdy toho zvládnu nejvíce, v tento čas si tedy nebudu plánovat schůzky s klienty, hovory a porady, ale spíš si naplánuji práci, na kterou se potřebuji nerušeně soustředit. Pro telefony, konzultace, porady tedy ideálně využívám čas okolo oběda nebo po 15. hodině.

Zajímavý je taky pohled na jednotlivé dny v týdnu. Nejproduktivnější den mi vychází pondělí, což je den, kdy se snažím zvládnout a vyřídit co nejvíce menších věcí a úkolů. Naopak úterý je pro mne dnem, kdy si plánuji a zaměřuji se na větší věci, proto v reportu je v úterý pokles způsobený právě tím, že neudělám tolik úkolů, ale držím fokus na něco většího.

Pokud se chcete podívat na mé reporty produktivity za poslední 4 roky, tak tady jsou:

Určitě vás zajímá, kde jsem je vzal :) Není to nic složitého, stačí začít používat aplikaci todoist, do které si zaznamenáte své denní úkoly a činnosti, co chcete udělat. Díky tomu, že si tyto úkoly pak odškrtáváte, tak na konci roku získáte takovýto report produktivity.

Já tuto aplikaci používám přes 3 roky a musím říct, že se stala mojí nejoblíbenější. Předtím jsem totiž hledal aplikaci, která by mi umožnila zapisovat si upozornění, úkoly a cíle na čem chci pracovat. Měl jsem na aplikaci 2 hlavní požadavky a to, že musí být maximálně jednoduchá, protože já miluji jednoduchost a čistý design a neuměl bych dlouhodobě pracovat s něčím co se mi nelíbí a je komplikované. A druhou podmínkou byla synchronizace s různými zařízeními.

Todoist

Vyzkoušel jsem okolo 10 podobných aplikací a na plné čáře zvítězil todoist. Je fakt maximálně jednoduchý, prostě napíšete úkol, dáte mu čas a pak odškrtnete, že je splněno. To je celé, nic v tom jiného není a není potřeba to komplikovat. Zabere mi to daleko méně času, než když později vzpomínám, co jsem to měl vlastně udělat nebo než když jsem si úkoly vypisoval na papír a pak jsem hledal, co je ještě potřeba dořešit. Takhle mám aplikaci na mobilu a kdykoliv jen přidám nový úkol a zapíšu si ho.

Později jsem si v todistu vytvořil jednotlivé projekty nebo bych spíše řekl seznamy úkolů. Např. Osobní, Koupit, a pak pracovní seznamy podle názvu projektu na kterých aktuálně dělám. Jednotlivé úkoly si pak třídím k těmto projektům.

A jak už jsem zmínil, tak druhá podmínka byla, že potřebuji mít tuto aplikaci synchronizovanou ideálně všude. Toto mne naprosto překvapilo, nikdy jsem neviděl aplikaci, která by byla na tolik různých zařízení. Můžu si ji tedy nainstalovat na mobil, počítač, tablet, ale taky rovnou do internetového prohlížeče nebo dokonce do svého gmailu a pak jedním kliknutím si můžu u emailu nastavit, aby se mi hodil do úkolů třeba na další den. Úkoly si můžu zapisovat na mobil třeba i když nejsem připojený k internetu a později jak se připojím, tak se mi vše sesynchronizuje. No co víc si přát. Aplikace je zdarma, ale pokud chcete využít všechny funkce, tak doporuči do ní investovat těch cca 800 Kč ročně a využít ji naplno.

Spolupráce

Tento rok jsem začal zavádět todoist i do týmů u projektů na kterých s někým spolupracuji a jednotlivé seznamy jsme si nasdíleli. Už po měsíci musím říct, že i ostatní jsou nadšení, jak si nyní můžeme sepsat třeba na měsíc dopředu priority a jednotlivé úkoly a kroky k dokončení části projektu. Tyto úkoly si pak různě přiřazujeme, kdo to má udělat a také si k jednotlivým úkolům dáváme doplňující komentáře a odkazy. Omezuje se tím to, že se na něco zapomene a také vidíme v jaké fázi projekt je a co je potřeba ještě vše udělat.

Já jsem si aplikaci todoist oblíbil ne jen pro osobní použití, kde si zapisuji třeba seznam věcí co koupit v obchodě, tak hlavně pro pracovní věci, kde si zapisuji např. při organizaci nějaké akce, co je potřeba vše zařídit, tak ty běžné věci, co chci udělat, ale taky na opakující se věci, protože jsem si nastavil úkoly např. “zkontrolovat svou facebookovou stránku” jednou za 3 dny, atp. Taky když vytvářím něco nového, jako třeba spuštění nového webu jakblogovat.cz, tak jsem si v aplikaci vytvořil projekt a do něj rozepsal jednotlivé úkoly, co vše se musí stát než se web spustí.

Tato aplikace mi zjednodušila mnoho věcí v životě a podnikání a přeji i vám, aby pro vás byla tak užitečná. Zažijte taky ten pocit, kdy si můžete odškrtnout u jednotlivých úkolů to SPLNĚNO ✔ a na konci dne vám tam bude svítit, že vše je uděláno.